ルネイム編集部
RFPとは『Request For Proposal』の略で提案依頼書を意味します。主にIT・Web業界で使われることが多く、システム開発・Webサイト制作・アプリ開発などを外部へ依頼する際、事前に要件をまとめて提案依頼先へ提出するドキュメントです。
芯食った提案をもらうためにもRFPを作成して、依頼先候補へ該当プロジェクトの意図を可能な限り伝えておきたい一方で、RFP作成経験が無く、どのように作成すれば良いか分からない方もいるかと思います。
そこで今回、RFPのテンプレート（エクセルファイル）を公開し、活用方法についてまとめました。各事項の記載方法について例を挙げながら解説していますので、是非お役立ていただけますと幸いです。
なお、RFPテンプレートは下記よりメールアドレスのみ（氏名・会社名・電話番号の入力なし）でダウンロード可能です。（エクセルファイル）
RFPの役割
RFPの構成
1.プロジェクト概要
1.1 プロジェクト名
1.2 対象サイトURL
1.3 プロジェクトの目的
1.4 現状課題
1.5 プロジェクトのゴール
1.6 サイト公開希望日
1.7 予算
2. 事業について
2.1 事業内容
2.2 サービス／製品の特徴・自社の強み
2.3 ターゲット
2.4 主要取引先
2.5 競合企業
3. 提案依頼内容
4. 制作与件
4.1 依頼範囲
4.2 想定ページ数
4.3 必要機能
4.4 ドメイン・サーバー
4.5 SSLの有無
4.6 CMS
4.7 提供素材の有無
4.8 アクセス解析
5. 法務事項
5.1 契約について
5.2 支払いについて
6. 提出期限・提出方法
6.1 提出期限
6.2 提出方法
6.3 フォーマット
さいごに
まずはRFPの役割について改めて整理します。
冒頭でお伝えした通りRFPは、依頼先から芯食った良い提案をもらうために作成します。該当プロジェクトについて可能な限り詳細事項を伝え、見当違いの提案が返ってくる確率を下げることが目的です。
依頼先もRFPを受け取ることで、初回のヒアリング内容やプロジェクトの全体像が見え、良い提案内容を考案しやすいと考えています。一方で、RFPはあくまでも書面上の情報のため、RFP＋対面 or オンラインでの打ち合わせを実施して、プロジェクトの輪郭を漏れなく依頼先へ伝えましょう。
また、プロジェクトによって依頼先が異なります。サイトリニューアルのみを依頼するのであればWeb制作会社で事足りますが、特に昨今はデジタルマーケティングの需要が高い背景もあり、Webサイト＋マーケティング支援を希望する企業が多いように感じています。この場合は、①マーケティング支援会社②Web制作会社＋マーケティング支援会社③マーケティング支援も得意なWeb制作会社、へ声をかけなければなりません。
Webサイトリニューアル用のRFP作成経験がある方は、大まかな構成を把握していると思いますが、初めてだと何をどう書けば良いか分からない方が多いかと思います。しかし、構成さえ把握すれば事前に整理した情報を穴埋め的に記載するだけですので、そこまで難しい作業ではありません。
RFPの主な構成は下記の通りです。
これより一つずつ記載方法をお伝えします。
なお、より分かりやすくするため『製造業向け顧客管理クラウドツール〇〇〇〇の開発及び販売している株式会社RFPサンプルがWebサイトリニューアルする』という架空の設定でお伝えします。
プロジェクト名を記載します。例えばコーポレートサイトのリニューアルであれば『株式会社RFPサンプルコーポレートサイトリニューアル』など分かりやすいものにしましょう。
＜例＞
株式会社RFPサンプルコーポレートサイトリニューアルプロジェクト
現状サイトのURL（トップページの正規URLを推奨）を記載します。
＜例＞
https://www.〇〇〇〇.co.jp/
Webサイトリニューアルの具体的な目的を記載します。「集客に力を入れたい」「ブランディング」などは漠然として伝わらないため、下記のように具体的なアクションを記載しましょう。
＜例＞
現在のサイトで抱えている課題を記載します。ここでのポイントはサイト上の課題に加えて、プロジェクト目的に関連する事業上の課題も併せて記載すると尚良です。
例えば「現在新製品を開発中だが、現在のサイト内にはコンテンツがない」「今までは展示会やテレアポなどのアウトバウンド施策がメインだったが、今後は新しいWebサイトを起点にインバウンド施策に取り組んでいきたい。」などは分かりやすくて課題及びやりたいことが明確に記載されている良い例です。
＜例＞
プロジェクト全体で達成したい成果目標を記載します。ここでは資料請求件数増加を主な目的としているため、事業のKGI（重要目標達成指標）達成のために必要な月間リード獲得数やリード獲得に必要な月間アクセス数などが分かりやすくておすすめです。
具体的な数値を提示することで、依頼先がマーケティングのビジョンをイメージしやすくなり、目標達成へ向けた最善のWebサイト案をもらえる可能性を高めることができます。
＜例＞
「出来る限り早く」や「◯月中」といった曖昧な表現は避けましょう。
また、あまりにもタイトなスケジュール提示も依頼先によっては提案不可な場合があります。Webサイト制作の場合はキックオフから3～4ヶ月程度が一般的な目安のため、考慮の上で希望納期を伝えてください。
＜例＞
◯◯◯◯年◯月◯日 10:00（あくまでも希望日のため、貴社方針に合わせます）
予算もサイト公開希望日同様「なるべく安く」や「150万円～300万円」など大きく幅を持たせた記載は避けてください。
＜例＞
250〜300万円
事業内容を記載します。複数の事業がある場合、基本的には全事業を記載し、その中で主力事業について言及すると良いでしょう。
＜例＞
製造業向け顧客管理クラウドツール『〇〇〇〇』の開発及び販売
自社のサービス／製品が、競合他社と比較して優れている点や既存顧客からの評価が高い点を整理して、できるだけ詳しく依頼先候補へ伝えてください。
＜例＞
自社商材におけるメインターゲットを記載します。通常、キックオフ後に改めてターゲット設計を行いますが、現状のもので構いません。
＜例＞
日本国内で年商◯億円以上のBtoB製造業
主要取引先を記載すると、前述のターゲット像が分かりやすいです。公開可能な主要取引先を三社ほど記載しましょう。
＜例＞
提案時の参考情報として競合把握は重要です。自社の競合を2～3社程、主要取引先同様、会社名とURLを併せて記載してください。
＜例＞
依頼先によっては提出できるもの・そうでないものは異なりますが、RFPでは提案に際して希望の提出物を全て記載しておきましょう。
＜例＞
Web制作の工程でどこまでやってもらいたいのかを明記します。依頼先が見積金額や納期算出における一つの指標となります。
＜例＞
サイト戦略・デザイン・コピー・コンテンツ・構築まで全て依頼希望
※戦略に関してはマーケティング要件もございますので協議しながら進めたいと考えております
想定しているページ数・サイト構成を記載します。キックオフ後、依頼先の提案によって変更の可能性もありますが、大まかなサイトボリュームを伝えてください。
＜例＞
約15ページ（必要に応じて増減可のため提案希望）
サイトの必要機能や要件を全て記載します。
＜例＞
現在のドメイン・サーバー環境を記載します。
＜例＞
ドメイン：既存ドメイン（〇〇〇〇.co.jp）
サーバー：〇〇（レンタルサーバー）
SSL証明書は取得済みなのか、新たに取得するのかを記載します。
＜例＞
有（別途共有）
CMS導入希望時は、その旨を記載します。
＜例＞
希望（WordPressもしくはその他国産CMS）
サイトに使用する画像・動画などのビジュアル素材提供の有無を記載します。
＜例＞
有（画像・動画素材は弊社にて撮影後、提供可能）
運用フェーズにおけるアクセス解析用のタグ設置について記載します。設定方法が分からない場合は設定サポートの要望も併せて記載しましょう。
＜例＞
Googleアナリティクス、サーチコンソール
実際に依頼する場合にはどのような契約手順かを記載します。「業務委託契約」「秘密保持契約(NDA)」の締結が一般的です。
＜例＞
業務委託契約・秘密保持契約の締結
依頼する際の支払いフローについて希望があれば記載します。ただし、基本的には依頼先が指定する支払いフローとなりますので、よほど特別な事情がなければ省略して下さい。
＜例＞
貴社規定に準ずる
提案の提出期限を記載します。一般的にはRFP提出から2週間前後が目安です。
＜例＞
◯◯◯◯年◯月◯日 17:00
担当者の部署・電話番号・メールアドレス・提出方法など、提出窓口を記載します。
＜例＞
株式会社RFPサンプル
〇〇部〇〇課
担当者：〇〇 〇〇
電話：000-0000-0000
メール：〇〇@〇〇〇〇.co.jp
上記メールアドレスへご提出下さい。
希望する提出物のフォーマットを記載します。
＜例＞
全てPDFファイルを希望
冒頭でお伝えしたように、良いWebサイトの制作はRFPを作成して良い提案をもらうところから始まります。また、RFP作成を通して、自社のサービス／製品・顧客・理念等について改めて考える機会となり、Webサイト以外の各種コンテンツやセールスメッセージ案などへも活かせるでしょう。本記事でご紹介した内容と下記よりダウンロードできるRFPテンプレートをお役立ていただけると嬉しい限りです。
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